El desarrollo tecnológico que existe en la actualidad, nos ha permitido a los seres humanos converger y llevar el uso de tecnologías a ámbitos laborales salvaguardando información en documentos electrónicos. Pero ¿qué son los documentos electrónicos y cuál es su validez legal en Colombia? En este artículo te lo contamos.
¿Qué es un documento electrónico?
Los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte se da mediante la intervención de sistemas y/o dispositivos electrónicos, que pueden ser interpretados por las personas a través de diferentes medios. La ley 527 de 1999 define lo siguiente:
“Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;”
El uso de los documentos electrónicos se ha convertido en un factor estratégico que mejora la eficiencia de la educación, fomenta la competitividad y el crecimiento económico de las ciudades, ya que se pueden incluir a más y más personas al sistema productivo de un país y para hacerlo de manera correcta es necesario contar con su total validez legal y probatoria.
Validez legal y probatoria de los documentos electrónicos
Un documento electrónico tiene el mismo valor de un documento físico, la principal diferencia es que el valor legal y probatorio del documento electrónico se basa en el tipo de contenido con ciertas características, como lo son: el soporte es computacional ya que hace uso de medios de escrituración electrónica o lenguajes de máquina
binarios.
Retomando lo que dice la Ley 527 de 1999, la cual hace referencia al carácter probatorio de los documentos electrónicos, permitiendo aplicar las mismas consecuencias jurídicas que ostentan los medios físicos o tradicionales a la utilización de medios electrónicos.
La aplicación de la ley 527, es dable no solo en temáticas comerciales, sino también tributarias, laborales, financieras, penales y, por supuesto, administrativas. No se puede restringir su aplicación por vía interpretativa, pues el legislador fue claro en establecer las excepciones de aplicabilidad.
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Los documentos electrónicos y el Servicio de omnicanalidad de Thomas MTI
El servicio de Omnicanalidad de Thomas MTI, es una solución de autogestión a clientes, que les permite recibir documentos por medio de formularios electrónicos facilitando el proceso de captura de información. Este servicio puede ser usado por diversos sectores como: el financiero, administrativo, laboral, etc.
Con la solución de omnicanalidad, además de contar con los formularios parametrizables, también incluye la verificación de identidad, firma electrónica y digital que le brinda a los documentos electrónicos toda la validez legal que se necesita en cada uno de ellos.
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