La digitalización de documentos ha incursionado en la sociedad de la información con el objetivo de mejorar los procesos de administración documental en las organizaciones. El aumento masivo de la documentación electrónica y la disminución de los documentos en papel hizo necesario el desarrollo e implementación de nuevas innovaciones y herramientas tecnológicas para apoyar la administración y gestión documental.

La custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización de información. [1] El control de la información se vuelve esencial en la optimización de los archivos de una organización, donde normalmente la información entra y sale de esta, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento de estos.

Uno de los grandes retos de la innovación en la Gestión Documental, es poder optimizar los procesos técnicos y repetitivos a través de la transformación digital. Por tanto, las últimas tendencias tecnológicas representadas en la Nube, Internet de las cosas y Big Data, cobran especial valor para tener cada vez mayor capacidad de cómputo en menos espacio, captura de la información y consulta de la misma de manera más rápida y eficaz.[2]

Se hace necesario el desarrollo de aplicaciones y plataformas que puedan soportar el proceso de Gestión Documental a tan solo un clic. La toma de decisiones basada en información es un aspecto clave para las organizaciones actuales, es por eso por lo que disponer de información actualizada y veraz en el momento justo, marca la diferencia en la evolución del proceso de Gestión Documental.

En Thomas MTI, contamos con soluciones de Gestión documental que permiten: 

• Gestionar documentos electrónicos y físicos a la vez.
• Incorporar buenas prácticas y legislación de archivos.
• Gestionar todo el ciclo de vida del documento.
• Automatizar y controlar la ejecución de tareas.
• Consultar el archivo empresarial completo vía web
• Apoyar los procesos front y middle en la generación de documentos digitales con validez legal y probatoria.

Esta plataforma desarrollada desde el 2010, ha sido aplicada a entidades públicas y privadas del país, siendo una herramienta clave e innovadora para la Gestión Documental. 

El intercambio de datos utilizando herramientas de innovación como la digitalización, firmas digitales, estampado cronológico y firmas electrónicas, fortalece y optimiza los riesgos técnicos y jurídicos, impidiendo la duplicidad y/o alteración de documentos, garantizando así las mejores prácticas en Gestión Documental

Referencias

1. ATS Gestión Documental. “La custodia de documentos y su impacto en la empresa”. 2018. https://atsgestion.net/custodia-de-documentos/
2. Asociación venezolana de gestión de investigación y desarrollo. “Big data y el camino a la inteligencia artificial autonómica”. 2015. Conference paper, https://www.researchgate.net/publication/280831592
3. Grupo adapting “Adquisición, implantación y mantenimiento del software abox-ecm para la gestión documental electrónica de entidades públicas y privadas” Memoria técnica del producto. 2021 https://www.adapting.com/wp- content/uploads/2021/06/memoria_tecnica_abox-ecm.pdf
4. S. J. Rosas, J. E. Estrada. “Metodología UML”. Diseño de un sistema de gestión documental y prototipo del módulo de migración para preservación de los documentos. 2018. https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/38052/cvramirezc.pdf?sequen ce=1&isAllowed=y