El proceso de Gestión Documental es importante en las organizaciones ya que permite el correcto manejo de los archivos físicos, digitales y electrónicos, asegurando la disposición de la información producida y recibida por las empresas.
Es importante entender el valor del proceso y como este beneficia el correcto funcionamiento de una organización
- Reducción de costos:
La Gestión Documental reduce los costos documentales de las organizaciones, aplicando buenas prácticas de categorización de archivos, implementación de tecnologías de la información, automatización de procesos y disposición física de la información.
- Ahorro de tiempo
Gracias a la aplicación de procedimientos profesionales en la administración inteligente de la información, analizados, planeados y aplicados para tener un acceso rápido a la información, optimizando tiempos de consulta y simplificando tareas.
- Aumento de la productividad:
Al centrar los esfuerzos de recurso humano y tecnológicos en tareas definidas, todo el proceso de consulta de información alcanza niveles de optimización que a su vez de traduce en aumento de volúmenes y flujos de trabajo que permiten interoperabilidad.
- Seguridad de la Información
Un sistema de Gestión Documental garantiza la salvaguarda de la información tanto física como digital de las organizaciones, conservando mayor seguridad y confidencialidad
de la información.
- Preservación a través del tiempo:
Las buenas prácticas de Gestión Documental sobre disposición de información aseguran que con el paso del tiempo y con ocasión a obsolescencia tecnológica, ni se afecte la disponibilidad de la información, las condiciones térmicas, físicas y riesgosas para que los documentos mantengan su estado óptimo de consulta,
