¿Cómo beneficia el entendimiento de la visualización de datos a las compañías?
Con la entrada de la cuarta revolución industrial, surge la necesidad de como empresas adaptarse a las nuevas oportunidades emergentes para ofrecer valor al cliente final, y de esta manera asegurar un crecimiento continuo a lo largo del tiempo.
Una de las mayores oportunidades y al mismo tiempo retos que aparecen con la adopción de las nuevas tecnologías, es el análisis de datos. El lograr transmitir ideas, conclusiones y tomar decisiones de calidad depende de que tan bien se analice la información disponible. Por lo tanto, un equipo capacitado y un entendimiento básico de cómo lograr convertir datos en conclusiones claras, simples y convincentes, serán los nuevos sellos distintivos de las empresas que navegan esta nueva revolución.
De acuerdo con el estudio global “Analytics como fuente de innovación empresarial”, realizado por el Instituto Tecnológico de Massachusetts en 2017, más de la mitad de las empresas en el mundo (55 %), usan los datos como herramienta de conocimiento e influencia para obtener ventajas competitivas en el mercado y para planificar sus estrategias comerciales.
Comparado con lo que la mayoría de los colaboradores piensa, el entendimiento de cómo trabajar con datos no es labor solo de áreas específicas de la empresa, sino que debe ser un trabajo en conjunto desde todas las áreas, asegurando que la información que se comparte entre los colaboradores es clara y facilita una toma de decisiones eficiente.
El objetivo de este artículo es compartir una guía de 4 pasos que logre facilitar esta dinámica del trabajo con datos, con un acercamiento no enfocado en los números, sino en cómo esos números se traducen en tomas de decisiones, conclusiones y modificaciones en las dinámicas laborales buscando siempre la mayor eficiencia.
Los 4 pasos para tener una visualización de datos que transmita valor:
1. Preparación: En este primer paso es importante tener un entendimiento de la información con la que se está trabajando, entender de qué se compone, qué áreas de la empresa están involucradas y asegurarse de que es información limpia, que la información no esté duplicada o tenga errores que puedan alterar los resultados (Berinato, 2016).
Posteriormente, se debe plantear preguntas básicas sobre el ejercicio, tales como:
- ¿Cuál será el título del gráfico?
- ¿Para quién es el gráfico?
- ¿En qué situación se usará el gráfico?
- ¿Qué tipo de visualización estoy creando? Si es para exponer una idea, para comparar valores, exponer tendencias, etc.
Este primer paso debe hacerse sin entrar en muchos detalles. Lo que se busca es definir a modo general la actividad a realizar, para tener un entendimiento base claro y poder entrar al detalle en los siguientes pasos. Este primer ejercicio por lo tanto debe tomar de 5 a 10 minutos aproximadamente.
2. Hablar y escuchar: Generar conversaciones con los colaboradores involucrados brinda pistas que permiten dirigir el ejercicio a algo más específico, entendiendo cuales son las necesidades que tienen las personas a las que se les presentará la información, para asegurarnos así que nuestro reporte y gráficos responden a esas necesidades (Berinato, 2016).
Para hacer esta interacción corta, pero al mismo tiempo efectiva, las siguientes 3 preguntas sirven de guía para extraer la información necesaria:
- ¿Por qué estamos trabajando con esta información?
- ¿Que se está tratando de explicar, probar, entender, etc?
- ¿Por qué?
Las 2 primeras preguntas nos dan un contexto del escenario o evento que se está presentando, mientras que la tercera pregunta nos va a permitir llegar a lo específico. Por lo tanto, el ¿Por qué? es una pregunta que se debe repetir 3 o 4 veces hasta lograr identificar la raíz de la situación, que es aquello que deseamos plasmar con nuestro análisis, para que los líderes puedan tomar las decisiones adecuadas, en pro de mitigar cualquier tipo de complicaciones.
Ejemplo de diálogo:
-Colaborador: Estoy tratando de mostrarle a mi jefe que en términos de retención de clientes lo estamos haciendo mejor de lo que él piensa.
-Analista: ¿Por qué tu jefe piensa que no lo están haciendo bien?
-Colaborador: Bueno, nuestra retención si ha bajado los últimos dos trimestres, sé que se ve mal, pero no es tan grave como el piensa.
-Analista: ¿Por qué consideras tú que no es tan grave?
-Colaborador: Pues nuestra retención claramente ha disminuido, pero también lo ha hecho la de nuestros competidores, incluso más que la nuestra, considero que algo está pasando en el mercado.
-Analista: Entiendo, entonces si puedo a través de mi análisis mostrarle a tu jefe que el problema es del mercado y no de nosotros como empresa, podemos decirle que deberíamos dirigir nuestros esfuerzos no en cambiar cosas en la empresa, sino en analizar qué está ocurriendo en el mercado.
3. Bocetar: Este paso consiste en con la información que ya hemos recolectado y teniendo claro el objetivo a cumplir con el análisis que se está haciendo, empezar a bocetar como serán los gráficos que expondrán nuestro análisis. Para facilitar la selección de los gráficos, se recomienda usar la siguiente guía (Figura 1), la idea es que en base a lo que queremos mostrar, seleccionemos en qué categoría clasifica y luego escojamos uno de los gráficos de esa categoría que mejor exponga la información (Berinato, 2016).
